Registro de la jornada diaria: ¿obligatorio o potestativo?

La implantación de un sistema de registro de la jornada diaria efectiva, comúnmente conocido como «control de presencia», ha sido desde los tiempos en que los trabajadores «fichaban» con tarjetas perforadas de papel en un reloj analógico ubicado en el acceso al centro de trabajo, o incluso en el acceso al puesto de trabajo, como era costumbre en empresas industriales con plantillas muy numerosas, una facultad del empresario para garantizar el cumplimiento del horario de trabajo.

En efecto, los sistemas de control de presencia permiten el registro de entrada y salida del trabajo de modo que queda constancia del horario presencial realizado por el trabajador, a partir del cual, en función de los horarios de trabajo definidos en la aplicación informática al uso y de las incidencias programadas, se obtiene el registro de la jornada diaria de trabajo efectivo. Y a su vez, a partir de esta se pueden determinar las horas extraordinarias realizadas en cada jornada de trabajo y obtener informes periódicos de las mismas, por ejemplo el resumen mensual que legalmente se ha de entregar al trabajador adjunto a la nómina.

Pues bien, dicha facultad del empresario de implantar en la empresa un control de presencia pasó a ser una obligación a partir de la Sentencia de la Audiencia Nacional de 19 de febrero de 2016, que dictaminó que la empresa tiene la obligación de establecer un registro de la jornada efectiva que realizan los trabajadores, que es el presupuesto necesario para el cómputo de las horas extraordinarias de cada trabajador. Este pronunciamiento desencadenó multitud de acciones de los representantes legales de los trabajadores para exigir en sus empresas la implantación de dichos sistemas de control de presencia, con la intervención en muchas ocasiones de la propia Inspección de Trabajo y de la Seguridad Social.

Esta situación ha generado no poca inquietud y crispación entre los empresarios, pues son muchas las pequeñas y medianas empresas que no se pueden permitir los costes asociados a la implantación de un sistema de control de presencia: aplicación informática de gestión, terminales de lectura, instalación, puesta en marcha y mantenimiento, así como la propia gestión con personal dedicado. Por su parte, las empresas proveedoras de sistemas de control de presencia vieron en esta resolución de la Audiencia Nacional una magnífica oportunidad para generalizar su comercialización publicitando la obligatoriedad de los mismos, convirtiéndose así en otro grupo de presión sobre los empresarios.

Finalmente, transcurrido poco más de una año de este desaguisado, el Tribunal Supremo ha venido a poner las cosas en orden. Así, en su reciente Sentencia núm. 246/2017, de 23 de marzo, en una interpretación sistemática del artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores (ET), ha declarado:

[L]a obligación del empresario de anotar (registrar) se extiende solo a las horas extraordinarias realizadas, para lo que se apuntará el número de horas trabajadas cada día y se dará copia de esos apuntes al trabajador a final de mes, según que los pagos sean mensuales o tengan otra periodicidad.”

Según al Alto Tribunal, el deber de registrar la jornada laboral se contempla al tiempo de regular las horas extraordinarias y no la jornada laboral ordinaria, puesto que de haber querido el legislador generalizar este registro a toda la jornada laboral, lo habría incluido en el artículo 34 ET, y no lo ha hecho. Así se desprende de la regulación específica de la obligación de llevar un registro para el control del tiempo de trabajo de los trabajadores a tiempo parcial y de los trabajadores móviles, de la marina mercante y ferroviarios, que se establece respectivamente en el artículo 12 ET y en los artículos 10 y 18 del Real Decreto 1561/1195, sobre Jornadas Especiales de Trabajo. En efecto, no tendría sentido esta regulación especial para determinados colectivos de trabajadores si la obligación de registro de la jornada diaria fuese general, y en tal caso, se debería de haber incluido en el artículo 34 ET dedicado a regular la jornada y no en el artículo 35 ET dedicado a regular las horas extraordinarias. Además, dicha interpretación es conforme con la normativa de la Unión Europea, que impone la obligación de llevar un registro de las horas de trabajo y de descanso en supuestos especiales, pero no cuando se aplican las limitaciones sobre la duración de la jornada, esto es, la jornada máxima en cómputo promedio semanal.

Con todo, el Alto Tribunal llega a las siguientes conclusiones:

  1. El artículo 35.5 ET no exige la llevanza de un registro de la jornada diaria efectiva de toda la plantilla para poder comprobar el cumplimiento de los horarios pactados.
  2. Aunque sería conveniente una reforma legislativa que clarificara la obligación de llevar un registro horario y facilitara al trabajador la prueba de la realización de horas extraordinarias, esta obligación no existe por ahora y los tribunales no pueden suplir al legislador imponiendo a la empresa el establecimiento de un complicado sistema de control horario, mediante una condena genérica, que obligará, necesariamente, a negociar con los sindicatos el sistema a implantar, pues no se trata únicamente de registrar la entrada y salida, sino el desarrollo de la jornada efectiva de trabajo con las múltiples variantes que supone la existencia de distintas jornadas, el trabajo fuera del centro de trabajo y, en su caso, la distribución irregular de la jornada a lo largo del año, cuando se pacte.
  3. Dicha reforma legislativa debería atenerse a las normas reguladoras de la protección de datos, en relación a la creación de archivos de datos y el control de los mismos, en la medida que pueden suponer una injerencia indebida de la empresa en la intimidad y libertad del trabajador, derechos fundamentales que junto con el derecho la honor deben ser garantizados por ley limitando el uso de la informática.
  4. La falta de llevanza, o incorrecta llevanza del registro, no se tipifica por la norma como infracción de forma evidente y terminante, lo que obliga a una interpretación restrictiva y no extensiva de una norma como la contenida en el artículo 7.5 del Real Decreto 5/2000, de 4 de agosto, sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Además, incumplir las obligaciones meramente formales o documentales y de información a los trabajadores sobre las horas realizadas en jornadas especiales constituye una mera falta leve. Con lo cual, la aplicación del principio de derecho de la interpretación restrictiva de las normas limitadoras de derechos y de las sancionadoras, impide una interpretación extensiva del artículo 35.5 ET.
  5. El trabajador no queda indefenso a la hora de probar la realización de horas extraordinarias, pues a final de mes la empresa le notificará las horas extras realizadas, o su no realización, lo que le permitirá reclamar frente a esa comunicación y tendrá a su favor la presunción de certeza que juega a su favor sobre la prueba las horas extras realizadas cuando sea el empreario quien no lleva el registro de las mismas.

En síntesis pues, el registro de la jornada diaria no es una obligación para el empresario en relación a la jornada ordinaria, sino una potestad que ejercerá según le convenga; y en relación a las horas extraordinarias, la obligación del empresario se limita a registrar las realizadas por los trabajadores, lo cual puede llevar a cabo del modo que considere conveniente. Así, en función del número de trabajadores de la empresa, podrá tener sentido invertir en un sistema de control de presencia para, entre otras finalidades, obtener la relación de las horas extras realizadas que con ocasión de la entrega de la hoja de salarios hay que entregar al trabajador, o bien, será suficiente llevar un registro manual en soporte papel cuando se trate de empresas con un reducido número de trabajadores.

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